A côté de cela, on fait beaucoup de contrôle de gestion, domaine d'autant plus important que nous sommes en contrôle à distance de nos bases, sans jamais aller sur place. Nos méthodes doivent donc d'autant être plus fortes, pour éviter tout risque de dérive. Mon ONG fonctionne ainsi avec une batterie de feuilles excel à mettre à jour (au moins) une fois par mois, qui synthétisent les informations contenues dans la compta (mais diluée). Ces feuilles contrôlent ainsi le montant des avances non encore rendues (avance professionnelle -pour le logisticien par ex. qui doit acheter quelque chose et ne connait pas le prix exact- ou avance personnelle -si l'un de nos employé à besoin d'une partie de son salaire avant la fin du mois), la réconciliation SAGA-livre de compta-monnaie physique, le suivi des budgets, des contrats (et donc des paiements), l'allocation des exptats, des locaux, des locaux (les bureaux et la guest house quoi!), des équipements tel voiture etc., surveillance du montant des dépenses non allouées à un projet (ce qui dans le cas de mon ONG est très dangereux, vu que nous ne possédons pas de fonds propres, mais parfois nécessaire cependant...), contrôle des dépenses courantes, gestion des fonds disponibles et prévision d'utilisation (pour prévenir les cas comme maintenant où on n'a plus que $6,000 en banque). J'ai eu beaucoup de boulot avec ces outils de contrôle, vu que lorsque je suis arrivé ils n'étaient pas à proprement parler dans un état parfait. Il a fallu donc les remettre entièrement à jour, ainsi que les retravailler afin de les rendre plus efficaces. Maintenant que c'est fait, ça devrait être nettement plus facile d'avoir uniquement à les mettre à jour de temps à autre...

             Comme si tout cela ne suffisait pas, je suis aussi responsable de la finance vis à vis de l'extérieur. Que ce soit au début d'un contrat, lorsqu'il faut prévoir un budget pour l'année à venir, ou alors créer les lignes budgétaires, jusqu'à la fin, où l'on présente au donateur nos résultats dans un rapport financier, je dois m'assurer que tout fonctionne bien... ce qui est loin d'être tout le temps le cas. Par exemple, actuellement nous avons beaucoup de difficulté pour être payés par UNICEF, alors que nous avons +$900,000 de dépenses engagées. Les points de mésentente sont multiples, certains de nos contrats présentent des erreurs de dates (ce qui fait que l'employé est payé alors que sont contrat est censé ne plus être valide), ils nous manque des ID ou des contrats pour diverses choses (location de voiture, d'un local etc.), des preuves d'achat (comme le coupon d'un billet d'avion), il y a des erreurs d'allocation voire parfois des dépenses non justifiées (élèves payés lors d'une formation à l'entretien des CU que nous mettons en place par ex.). Mais toutes ces dépenses restent limitées, face aux problème de justification de nos activités réalisées.

             Faisons pour cela un léger retour en arrière. Basiquement sur un projet, il y a deux types de dépense : celles pour les activités (construction d'un réseau d'eau, distribution de kits, formation à l'hygiène...) et celles pour le support de ces activités (salaires, location de voiture, locaux, dépenses courantes, voyages etc.). A la hache, je dirais que sur le budget total les 1ères représentent 70% du budget total et donc les secondes 30%, mais cette répartition dépend des projets bien entendu. Par exemple, notre projet principal, d'une valeur de 3M$ et qui prend fin dans 6 semaines, supporte l'essentiel de nos coûts de fonctionnement. L'autre projet, de 600k$, contient 450k$ juste pour le paiement de l'activité. On peut allouer dessus une partie des salaires des locaux, mais par exemple la ligne pour les salaires des expats ne peut contenir plus de 2 mois de salaire d'un seul expat (pour un projet de 6 mois). L'argent des activités ne fait que transiter par mon ONG. Après devis/appel d'offre national/international (suivant les montants), l'ensemble de la somme va au sous-traitant qui sera chargé de la réaliser.

             Ainsi, dans le cas d'école UNICEF, l'essentiel du montant en jeu provient des activités qui présentent des problèmes, les problèmes de coûts de support étant certes plus nombreux mais à chaque fois d'un montant beaucoup plus limité (de quelques dollars à $1,500 max, alors que les activités représentent des contrats de 30/50/ voire 80k$ d'un coup). Dans le cas particulier des activités, nous avons à présenter au doneur, en plus de facture et de la paperasserie habituelle, un handover (reçu) de la part de l'autorité locale comme quoi le boulot a bien été fait, ainsi qu'un BoQ (Bill Of Quantity, sorte de recueil des spécifications techniques) validés par l'autorité locale et par le sous-traitant. En cas d'absence/erreur dans un de ces 2 documents, le paiement de l'intégralité est bloqué et là ça devient tout de suite très gênant. Dans le cas d'UNICEF, on demande sans relâche à nos bases en Iraq de refaire/corriger/compléter ces documents, de retourner voir les governorate/directorate/municipality/contractors pour refaire signer, retamponner etc. Ca se complique aussi parfois lorsque l'activité a été amendée (modifiée) et que le document n'en fait pas mention etc.

             Bon ça suffira pour aujourd'hui... demain le dernier épisode de la saga mon ONG avec "Mes perspectives professionnelles dans mon ONG".... stay alert !